Financer un dispositif de détection de chute en établissement

1. Deux lignes budgétaires, deux logiques

Un dispositif de veille se décompose presque toujours en deux engagements qui ne sortent pas de la même poche :

• La mise en service (pose, câblage éventuel, paramétrage, recette) relève de l'investissement. C'est la ligne qui peut faire l'objet d'une demande auprès d'un financeur.
• L'abonnement, qui couvre le service, le matériel mis à disposition, son entretien, l'hébergement et le support, relève de l'exploitation, et se traite comme une charge récurrente.

Séparer ces deux lignes dès le premier entretien évite l'arbitrage impossible où un budget d'exploitation contraint fait échouer un projet dont la partie lourde était finançable ailleurs.

2. Les guichets : ce que nous pouvons dire, et ce que nous ne dirons pas

Deux guichets sont couramment cités par les établissements pour les équipements de prévention des chutes : la conférence des financeurs du département et les crédits non reconductibles de l'ARS. Nous fournissons sur demande le dossier technique nécessaire à une instruction.

Ce que nous n'écrirons pas, et qu'aucun fournisseur ne devrait écrire : qu'un dossier sera accepté, quel montant sera accordé, ni quelle part du projet serait couverte. Ces financements ne sont ni garantis, ni instruits par nous. L'éligibilité, les montants, le calendrier de dépôt et les pièces exigées se vérifient auprès du financeur lui-même, et c'est le seul point de vérité. Si notre documentation ne documente pas un dispositif, nous ne l'inventons pas : le point reste à instruire avec votre financeur.

3. Le statut de l'établissement commande la procédure

C'est la première question à poser, et elle se pose au premier entretien, pas au moment de conclure.

• Établissement public. Le code de la commande publique s'applique. En dessous de 60 000 € HT (seuil en vigueur depuis le 1er avril 2026, article R. 2122-8 du code de la commande publique), l'achat peut être passé sans publicité ni mise en concurrence préalables ; au-delà, c'est une procédure adaptée ; au-delà du seuil européen des marchés de services, une procédure formalisée. Le montant à considérer est celui du besoin, sur la durée de l'engagement, pas celui de la première facture.
• Établissement associatif ou privé non lucratif. C'est une personne morale de droit privé : la délégation résulte des statuts, du conseil d'administration ou de la direction générale. Attention toutefois : certains organismes gestionnaires sont eux-mêmes soumis au code de la commande publique, et cela se vérifie au cas par cas.
• Établissement privé commercial. Signature directe si le directeur a délégation, sinon par le siège, sans procédure imposée.
• Achat par une centrale d'achat. Il dispense l'établissement de conduire sa propre procédure, à condition que le fournisseur soit effectivement référencé. Demandez la preuve du référencement plutôt qu'une intention de référencement.

4. La facturation d'un établissement public passe par le portail public

Ce n'est pas une préférence administrative, c'est une obligation. Les articles L. 2192-1 et L. 2192-2 du code de la commande publique imposent la transmission des factures sous forme électronique aux personnes morales de droit public, et leur acceptation par celles-ci. L'article L. 2192-5 désigne le portail public de facturation comme canal de dépôt et de réception : en pratique, Chorus Pro. Le portail est mis gratuitement à disposition des fournisseurs.

Conséquence directe : un contrat signé avec un établissement public dont le fournisseur n'est pas raccordé au portail ne peut pas être payé, quel que soit le contenu du contrat. C'est un point à vérifier chez votre fournisseur avant de signer, pas après la première échéance.

Un établissement associatif, à l'inverse, ne se facture pas par ce canal, sauf s'il agit comme titulaire d'un marché public ou comme sous-traitant payé directement. Il relève du circuit privé, lui-même en cours de bascule vers la facturation électronique généralisée : obligation de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises concernées, obligation d'émettre à compter du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises.

5. Les trois données qui font échouer une première facture

Elles se demandent au bon de commande ou à la signature. Au moment de facturer, il est trop tard, et c'est l'origine la plus banale d'un impayé de deux mois.

• Le SIRET de l'établissement destinataire, celui du site et non celui du siège du groupe. C'est la clé de routage dans le portail : sans lui, la facture n'atteint pas l'entité.
• Le code service exécutant, qui identifie le service chargé de traiter la facture. Il est systématiquement obligatoire pour les structures rattachées à l'État, et beaucoup d'autres structures publiques le rendent obligatoire.
• Le numéro d'engagement, généré par le système financier de l'entité, que le portail permet également de rendre obligatoire.

C'est à l'entité publique de communiquer ces références à son fournisseur, sur son bon de commande. Le réflexe utile, côté établissement comme côté fournisseur, est de les annexer au contrat, avec la raison sociale exacte, l'adresse de facturation, le contact du service qui liquide, le numéro de marché le cas échéant et le délai de paiement appliqué.

6. Délais de paiement et intérêts

• Le délai de paiement est de 30 jours pour les pouvoirs adjudicateurs, dont l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics administratifs.
• Il est de 50 jours pour les établissements publics de santé. Un EHPAD public autonome est un établissement public social et médico-social, tandis qu'un EHPAD géré comme service d'un centre hospitalier fait partie de l'établissement public de santé : la distinction se tranche établissement par établissement, elle ne se devine pas, et elle se confirme auprès du comptable public.
• Le délai court à compter de la réception de la demande de paiement, c'est-à-dire, sur le portail, de la mise à disposition de la facture au destinataire. Une facture envoyée par courriel ne fait courir aucun délai, et une facture rejetée non plus : le compteur repart au dépôt corrigé. C'est le piège principal de la première facture.
• À l'échéance, les intérêts moratoires courent de plein droit, sans demande préalable, et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 €. Le taux applicable est celui de la Banque centrale européenne pour ses opérations principales de refinancement, majoré de huit points ; sa valeur change tous les six mois, ce qui interdit de la figer dans un contrat.

Dernier point rarement anticipé : le paiement public suit le circuit de l'engagement, de la liquidation, de l'ordonnancement puis du virement du comptable public après service fait. Le prélèvement automatique et le paiement par carte ne sont pas la voie normale, et un fournisseur dont toute la facturation repose sur un encaissement par carte devra le dire.

7. Et la TVA

Le régime de TVA du fournisseur ne change pas un prix affiché hors taxes, mais il change ce que l'établissement décaisse réellement, donc la comparaison entre offres. Demandez-le à chaque fournisseur, et faites confirmer par votre comptable ce que vous pouvez en récupérer.

Pour Vigeos, la réponse est simple aujourd'hui : la société relève de la franchise en base de TVA. Ses factures ne portent pas de TVA et indiquent « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Le montant hors taxes est donc le montant payé.

8. Ce qu'il faut préparer, dans l'ordre

1. Qualifier le statut juridique exact de l'entité qui signe et de celle qui paie, qui ne sont pas toujours la même.
2. En déduire la procédure d'achat applicable et le calendrier qu'elle impose.
3. Séparer investissement et exploitation dans la demande budgétaire.
4. Interroger le ou les financeurs sur l'éligibilité et le calendrier de dépôt, en demandant au fournisseur le dossier technique.
5. Réunir les données de facturation et les annexer au contrat.
6. Vérifier que le fournisseur est en mesure de déposer sur le portail public et de suivre le cycle de vie d'une facture.

Le volet conformité se prépare en parallèle et conditionne la pose : voir l'analyse d'impact et ce que le RGPD autorise vraiment. Le passage devant les instances a lui aussi son calendrier propre.